In compliance with EU Regulation 679/2016, National Legislative Decree No. 196/2003 and National Legislative Decree No. 101/2018, this privacy statement aims at describing the methods adopted for processing personal data of the users in order to enable the online registration and/or entry to institutional and/or congress events organised and managed by CNIT (National Inter-University Consortium for Telecommunications).
Purpose of the processing:
Your personal data that are freely given and that we acquired because of the activity carried out by CNIT, will be processed lawfully and fairly for the following purpose: collection of entries and/or registrations in order to enable CNIT to implement all the necessary steps to formalize the participation in the event organised by the CNIT itself.
Optionally, you can authorize CNIT to communicate contact data (name, surname, email) to the event partners for direct marketing purposes.
Types of data processed:
At the time of the online registration, the user is asked to enter some personal data (personal details and contact details). Personal data provided by the users during the online registration are used by CNIT only in order to provide the service that has been requested.
In order to perform the activity, it may be appropriate and/or necessary, for the user making the online registration, to specify also sensitive data (e.g. specific dietary requirements, such as intolerances or allergies, or any physical disability or limitation). In the event the user does not provide such data or his consent to their processing, CNIT shall not be able to guarantee the quality of the service offered to the user.
Procedures for processing:
Data will be processed in a manner that ensures appropriate security and confidentiality by adopting the following procedures: data collection from the data subject, registration for specific and legitimate purposes, subsequent processing operations in terms that are consistent with such purposes and carried out using electronic and automated means (data collection via the Internet, through the online registration on the event website, directly from the data subject).
Specific security measures are adopted in order to prevent data loss, unlawful or incorrect uses as well as unauthorized accesses. Processed data will be constantly updated and complete and, to this end, we invite users to send notification in order to carry out updates and correction where necessary. Access to personal data is limited to employees and contract workers who need such information to carry out their activity, as well to manage, develop and improve our services.
Legal basis of the processing:
The legal basis of the processing of your personal data relies on your choice of registration for the event, that is necessary in order to participate in it.
Mandatory or optional nature of the data and consequences in the event of refusal to reply:
The nature of the provision of your personal data is mandatory, in order for the Data Controller to proceed with the processing of your request to participate in the event. In case of refusal, it will not be possible to complete the registration procedure and the Controller cannot perform the activity.
Disclosure of data to third parties:
Your personal data will be processed by the Data Controller, by Data Processors appointed by the Controller and by people in charge of the processing who have been strictly authorised. Data can be disclosed to CNIT members commissioning the event in order to perform all obligations. Your contact details (name, surname, email) may be provided to event partners for direct marketing purposes if you have given explicit consent to this.
Following inspections or controls your data may be disclosed to all the inspection bodies in charge of inspections and controls related to the legitimacy of legal obligations.
Your data will not be circulated.
Data retention periods:
Your personal data shall be kept for the amount of time that is strictly necessary in order to organise and manage the event and then deleted from the database of CNIT.
Existence of an automated decision-making process (profiling):
No automated decision-making process is used.
Transfer of data to third countries or international organisations:
The Data Controller does not intend to transfer the data collected to third Countries or international organisations.
Data Controller:
The Controller of the processing of data that are obtained, processed and used is CNIT (National Inter-University Consortium for Telecommunications), with premises in Viale G.P. Usberti, 181/A Pal.3 - 43124 Parma (PR), in the person of its legal representative.
Contact details of the Data Controller: phone: + 39 0521 905757, e-mail: direzione[at]cnit.it
Processing operations related to data collection are carried out at the premises of CNIT and are made by the staff of the consortium in charge of the processing, as well as by any person in charge of occasional servicing operations of the consortium web platform.
Rights of the data subjects:
The data subject is entitled at any time to receive confirmation of the existence or otherwise of personal data that concern him, including where those data have not yet been recorded, and to have those data communicated in an intelligible form. The data subject is entitled to be informed of the source of the personal data; the purposes and methods of processing; the logic applied in the event that processing is carried out electronically; details identifying the Data Controller, the Data Processor and the representative appointed pursuant to article 5, paragraph 2 of Legislative Decree 196/2003, to Legislative Decree 101/2018, and to article 15 of the EU Regulation 679/2016; the entities or categories of entities whom or which the personal data may be communicated to or who or which may get to know such data. The data subject is entitled to have the data updated, rectified or, where he so wishes, supplemented; where data are processed in breach of the law, to have those data deleted, made anonymous or blocked; to a statement confirming that the steps specified herein, and the contents of those steps, have been brought to the attention of parties to whom the data have been communicated or disseminated, save where this proves to be impossible or would require the use of resources that is manifestly disproportionate to the right being protected. The data subject is entitled to object - in whole or in part - on lawful grounds to the processing of personal data that concerns him, including where the processing is relevant to the purposes for which they were collected; to the processing of personal data that concern him in order to send advertising material or for the purposes of direct sales or to carry out market research or for the purposes of commercial communications. In particular, the data subject is entitled to ask at any time to the Data Controller the access to personal data and the rectification, erasure or limitation of the processing of data concerning him or to object to their processing, in addition to the right of data portability. Moreover, the data subject is entitled to withdraw his consent at any time without affecting the lawfulness of the processing based on the consent given before withdrawing it. The data subject is entitled to lodge a complaint with the supervisory Authority. Rights can be exercised by sending a notice to the e-mail addresses direzione[at]cnit.it and dpo[at]cnit.it, specifying name, surname and order number received by e-mail at registration.
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(Italian language)
In ottemperanza al Regolamento UE 679/2016, al D.Lgs 196/2003 e al D.Lgs 101/2018, la presente informativa privacy ha lo scopo di descrivere le modalità adottate per il trattamento dei dati personali degli utenti al fine di consentire la registrazione on line e / o l'accesso ad eventi istituzionali e / o congressuali organizzati e gestiti dal CNIT (Consorzio Universitario per le Telecomunicazioni).
Finalità del trattamento:
I Suoi dati personali che ci sono stati liberamente conferiti e che abbiamo acquisito in ragione dell'attività svolta dal CNIT, saranno trattati in modo lecito e secondo correttezza per il seguente scopo: raccolta di iscrizioni e / o registrazioni al fine di consentire a CNIT di attuare tutti i passaggi necessari per formalizzare la partecipazione all'evento organizzato dal CNIT stesso.
Facoltativamente può autorizzare il CNIT a comunicare i dati di contatto (nome, cognome, email) ai partner dell’evento per finalità di marketing diretto.
Tipi di dati trattati:
Al momento della registrazione online, all'utente viene richiesto di inserire alcuni dati personali (dati anagrafici e dati di contatto). I dati personali forniti dagli utenti durante la registrazione online sono utilizzati da CNIT solo al fine di fornire il servizio richiesto.
Per lo svolgimento dell'attività può essere opportuno e / o necessario, per l'utente che effettua la registrazione online, specificare anche dati sensibili (es. esigenze alimentari specifiche, quali intolleranze o allergie, o eventuali disabilità o limitazioni fisiche). Nel caso in cui l'utente non fornisca tali dati o il suo consenso al loro trattamento, CNIT non potrà garantire la qualità del servizio offerto all'utente.
Modalità di trattamento:
I dati verranno trattati in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza adeguate adottando le seguenti procedure: raccolta dei dati presso l'interessato, registrazione per finalità specifiche e legittime, trattamento in termini coerenti con tali finalità ed effettuato con mezzi elettronici ed automatizzati (raccolta dati via Internet, mediante registrazione on line al sito dell'evento, direttamente presso l'interessato).
Specifiche misure di sicurezza sono adottate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. I dati trattati saranno costantemente aggiornati e completi e, a tal fine, invitiamo gli utenti ad inviarne notifica al fine di effettuare aggiornamenti e rettifiche ove necessario. L'accesso ai dati personali è limitato ai dipendenti e ai lavoratori a contratto che necessitano di tali informazioni per svolgere la propria attività, nonché per gestire, sviluppare e migliorare i nostri servizi.
Base giuridica del trattamento:
La base giuridica del trattamento dei Suoi dati personali da affidamento sulla tua scelta di iscrizione all'evento, necessaria per potervi partecipare.
Natura obbligatoria o facoltativa dei dati e conseguenze in caso di rifiuto a rispondere:
La natura del conferimento dei Suoi dati personali è obbligatoria, affinché il Titolare possa procedere all'elaborazione della Sua richiesta di partecipazione all'evento. In caso di rifiuto non sarà possibile completare la procedura di registrazione e il Titolare non potrà svolgere l'attività.
Comunicazione dei dati a terzi:
I Suoi dati personali saranno trattati dal Titolare, da Responsabili del trattamento nominati dal Titolare e da incaricati del trattamento strettamente autorizzati. I dati possono essere comunicati ai membri CNIT che commissionano l'evento al fine di adempiere a tutti gli obblighi. I suoi dati di contatto (nome, cognome, email) potranno essere forniti ai partner dell’evento per finalità di marketing diretto qualora lei abbia fornito esplicito consenso in merito.
A seguito di ispezioni o controlli i Suoi dati potranno essere comunicati a tutti gli organi ispettivi preposti a ispezioni e controlli relativi alla legittimità degli obblighi di legge.
I Suoi dati non saranno diffusi.
Periodi di conservazione dei dati:
I suoi dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario all'organizzazione e gestione dell'evento e successivamente cancellati dalla banca dati del CNIT.
Esistenza di un processo decisionale automatizzato (profilazione):
Non viene utilizzato alcun processo decisionale automatizzato.
Trasferimento di dati a paesi terzi o organizzazioni internazionali:
Il Titolare non intende trasferire i dati raccolti a Paesi terzi o organizzazioni internazionali.
Titolare del trattamento:
Il Titolare del trattamento dei dati che vengono ottenuti, elaborati ed utilizzati è CNIT (Consorzio Nazionale Interuniversitario per le Telecomunicazioni), con sede in Viale G.P. Usberti, 181 / A Pal.3 - 43124 Parma (PR), nella persona del suo Legale Rappresentante pro-tempore.
Dati di contatto del Titolare: telefono: + 39 0521 905757, e-mail: direzione[at]cnit.it
I trattamenti connessi alla raccolta dei dati sono effettuati presso la sede di CNIT e sono effettuati dal personale del consorzio incaricato del trattamento, nonché da eventuali incaricati di occasionali operazioni di manutenzione della piattaforma web consortile.
Diritti degli interessati:
L'interessato ha diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. L'interessato ha diritto di ottenere l'indicazione dell'origine dei dati personali; delle finalità e modalità del trattamento; della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; degli estremi identificativi del Titolare, del Responsabile del trattamento e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2 del D.Lgs 196/2003, del D.Lgs 101/2018, e dell'articolo 15 del Regolamento UE 679/2016; i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venire a conoscenza di tali dati. L'interessato ha diritto di ottenere l'aggiornamento, la rettifica o, ove lo desideri, l'integrazione dei dati; la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco di tali dati quando sono trattati dati in violazione di legge; ad una dichiarazione in cui si conferma che i passaggi qui specificati, ed il contenuto di tali passaggi, sono stati portati a conoscenza dei soggetti ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, salvo che ciò si riveli impossibile o richieda l'impiego di mezzi che è manifestamente sproporzionato rispetto al diritto da tutelare. L'interessato ha diritto di opporsi - in tutto o in parte - per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, anche laddove il trattamento sia pertinente agli scopi per i quali sono stati raccolti; al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o ai fini di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o ai fini di comunicazione commerciale. In particolare, l'interessato ha il diritto di chiedere in qualsiasi momento al Titolare del trattamento l'accesso ai dati personali e la rettifica, cancellazione o limitazione del trattamento dei dati che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto della portabilità dei dati. L'interessato ha inoltre il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. L'interessato ha diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo. I diritti possono essere esercitati inviando una comunicazione agli indirizzi e-mail direzione[at]cnit.it e dpo[at]cnit.it, specificando nome, cognome e numero d'ordine ricevuto via e-mail al momento della registrazione.